如何評估挑選好的供應商是很多老闆的重要課題,很多創業老闆和中小企業採購常常因為時間壓力或是追求成本最低的情況下,往往會選擇比價過後最便宜的供應商,常見的慣例就是「貨比三家不吃虧」,這種方式比較適合在標準品的採購上,而非適合用在採購重要原物料和零配件、設備等情形,而且貨比三家這種方式通常都是以「比價」為主,而不是綜合評估供應商的「品質」「穩定度」「服務」「配合度」等,而且報價的部分是有機會被廠商和員工動手腳的,比如說廠商初期以最便宜的報價取得訂單,但正式施工後會用各種名目來增加費用,這種在營造業和室內裝修業很常見( 建議要做出標單讓廠商在同一個比較基準下比價比較好 ),純供料的廠商和ODM/OEM廠商比較常見的是依照原物料和特殊情況時公告漲價,當然也會依照當初談的合作條件和廠商大小來決定漲幅的幅度,這點比較複雜一些,也會牽扯到「商業談判」這一塊,日後會在專文跟大家分享我的商業談判經驗,本篇會以適合創業者/中小企業的角度來做分享。

 

挑選供應商之前的重要觀念

  • 好的供應商帶你上天堂,爛的供應商讓你賠光光
  • 創業老闆要懂行情,不要被廠商和採購唬了 ( 進階的要去了解市場價格、原物料價格、市場趨勢等 )
  • 一分錢不一定就是一分貨,有時候供應商是因為競爭力不足,所以只能報高價才有利潤 ( 或是它只是轉手而已 )
  • 「品質」是首要關鍵!但非絕對
  • 「誠信」很重要!
  • 金額大的採購案和關鍵原物料、商品、設備,一定要謹慎!寧可不選,也不要亂選。
  • 小金額的採購案則不需要花費太多的時間和精力,不符合投資報酬率。

為什麽選對供應商很重要?

好的供應商可以讓你的產品更具競爭力、產品的良率高、讓消費者滿意 ( 至少不客訴 )、如期交貨…等許多好處,反之挑到不好的供應商,除了會增加彼此合作上和溝通上的摩擦和時間成本外,產品品質不好容易造成客訴,增加退換貨的成本,坊間有些面膜品牌商因為挑選到了比較差的ODM/OEM廠商,導致產品品質不佳出問題整批都要報廢,直接賠了幾十萬甚至數百萬的成本,這種案例也是不少,另外還有交期延遲導致新商品上市日期延後或整個專案進度延遲、原先承諾客戶交貨的時間跳票,造成違約而損失…等,這些都會造成公司很大的損失,因此當你聽到「有批牛肉好便宜」的時候,千萬要記得停看聽,我知道這很難,但結果會怎麼樣,「食神」都演給你看了,所以在評估供應商時千萬不要以「價格」當作是唯一且最高的標準

一般來說在新產品設計開發階段,往往已經決定好要使用什麼原物料和零配件了,各種原物料和零配件都有它的市場行情在,所以在這個階段已經決定好了80%-90%的成本了,所以在採購議價談判上能影響的價格是有限的,只要懂行情,基本上都不會被貴太多,剩下的就是要靠談判能力取得較佳的條件了。

選擇好的供應商是一個需要不斷持續優化的工作,當初好的供應商,經過一段時間後不一定是好的供應商,可能品質變差了,東西變貴了,服務變差了,也可能品質價位服務都沒變,但市場上出現了更好的供應商,所以每年都要定期檢視一下所有的供應商和合作夥伴的合作狀況,還要去了解市場上有沒有更優質的新廠商還沒有被發覺,持續這樣做可以保持公司在市場上的競爭力。

 

評估供應商的8大指標

評估供應商的8大指標

供應商評估優勢項目 (加分用)

一、品質 ( 簡單計算方式:可用不良率乘以比例計算 )

通常品質好,成本相對也較高,除了要評估廠商的技術能力、是否有獨家技術外,還有一個很重要的關鍵點就是商品的良率,若商品不良率太高,也會嚴重影響公司的成本和口碑。

所以創業老闆最好也是要對商品的品質有一定的了解,要知道什麽是品質好,什麽是品質差,比如說海鮮好了,有些做餐飲的老闆對於海鮮的品質好壞根本就不太清楚,只知道新鮮便宜就好,但很多都是冷凍或是加工過的,你要怎麽判斷?供應商說很新鮮就真的很新鮮?

 

二、價格 ( 與同業相比 )

只要知道市場行情,基本上不太會被貴到太多,只要價格在市場行情的正負10%左右都算合理的價格,不需要追求最低成本

最簡單的方式就是找三家廠商來報價,大致上就會知道市場行情,雖然不夠精準,但對於剛創業的老闆來說算是夠用了。

 

三、交期 (預計交貨時間、生產時間)

要評估供應商從生產到完成,將產品交貨給你需要多久的時間,是否符合市場的正常交貨時間,比如說要訂製商品外盒,在打樣、定稿、開好刀模後,在生產過程中有許多流程要跑,4色印刷→上P→燙金→軋型→手工糊邊→組裝→運送到客戶端。光這些過程就會跑好幾個地方,最後到你手上大概也是要14到21個工作天不等。若廠商說要等60天或是只要7天就可以交貨了,這點也是要注意一下,要60天不是對方生產線滿載插不進去,就是對方其實不太想做這筆生意或是覺得你的單太小不太重要,若只要7天,很有可能是生意不好,產線很閒,也代表這家廠商可能會有一些問題或是開芭樂票先拿到訂單再說 (加價趕工除外),一般來說每家廠商給的交貨時間通常都跟市場上的平均交貨時間差不多。

若供應商常常有交貨延遲的問題,也是需要特別注意,因為一般廠商給的交貨時間都是有抓安全時間的 ( 即實際上只要8天就可以完成,跟你報14天 ),合理的延遲理由是可以接受的,若不合理的話,反應過後一樣沒改進,可以評估是否要更換供應商或是在合約簽定前增加交貨延遲的罰則、或變更付款的比例和票期時間。

 

四、配合度/服務 (人和物)

對於標準品來說,配合度和服務不太重要,但對於採購設備和原物料來說,這點非常重要,因為需要考量到設備後續的維修和調整、原物料的調配等,而且供應商是否會主動幫你解決問題也是很重要的點,優質的供應商因為合作的廠商多,有時也會提供一些很棒的市場訊息,有時候光有這個訊息就可以幫你賺了不少錢了!

 

供應商風險項目 (扣分用)

一、交期延誤

交期跟錢很有關係,有些東西慢幾天到,就少了幾天可以賺錢,比如說最近很夯的PS5,比別人晚拿到貨,就少賺了好幾筆訂單,當初承諾客戶要在指定日期交貨,但因為供應商延誤的關係,逾期交貨導致罰款…等。

一般來說,交期延誤的原因常常都是因為生產排程沒安排好,有時候會是供應商配合的廠商出包的關係,若交期的準時度對於公司來說很重要,這個比重分數就可以拉高一些。

 

二、斷料風險 (供應的穩定性)

有時候公司少了關鍵的原料或是零組件就無法生產產品,導致整個產線停擺,生意也不用做了。

微型創業老闆有時候會因為某個廠商是獨家供貨的廠商,因為停產或是倒閉了,而無法再銷售這個商品,若這項商品是公司的主要命脈,影響就會很大。

 

三、漲價風險

供應商漲價的頻率,供應商是不是市場上的獨家供應商,有獨家的技術,原物料市場的變動,這些都是漲價的原因,如因為疫情的關係,從2020年年底紙價就一直上漲。

對於餐飲業老闆來說,食材成本本身就佔很高的比重,若某些關鍵食材漲價,往往就會把毛利都吃光光,比如說賣鰻魚飯的店家,因為2020年日本大量購買台灣鰻魚,導致鰻魚價格大幅上漲,因此很多店家不得不自行吸收價差或是減量、漲價,不然賣鰻魚飯會愈賣愈虧,但在2021年日本鰻魚苗豐收,導致台灣今年的鰻魚價格大跌,有些店家因為在2020年撐不過去就倒閉了,這些都是需要評估的風險。

有時因為商品本身毛利不高的關係,只要原物料上漲,供應商漲價,都會讓公司的生意沒有利潤,若漲價又怕消費者跑掉,實在很兩難,因此在商品推出時毛利訂定非常重要。

 

四、外包風險

外包算是比較不可控因素,舉個營建業的例子來說,公司要建造一棟建築物為了要窗口單一化和有人可以全權負責,通常都會找營造公司來承包工程,營造公司底下會有許多配合的廠商,如:水電承包商、鋼構廠商、泥作廠商、木作廠商、配合的結構技師…等,由營造公司來做工程的整合工作,俗稱統包,好處是工期延宕、工種出包時,營造公司要全權負責處理,若是各自發包,有時候水電廠商出包會怪木作、木作會怪水電,互相推卸責任。

但不是每間營造業者都可以管控好底下的配合廠商,有時配合廠商出包又不願意改善時 ( 有些小型的配合廠商會說我不做了 ),因為營造業者沒有備案廠商或是備案廠商工期排不出來的關係,無法找到替代的廠商來,因此造成整個工期延宕,若業主在營造合約中沒有加上相關罰則,損失會很大,因為很多土地價值好幾億,光利息成本平均下來一天就要好幾萬元。

在市場上很多行業都有統包類型的廠商,因此外包風險也是必須考量的因素之一。

 

簡易供應商評估表

各項目的分數比重和評分標準,每家公司都不太一樣,端看產業性質而定。

RICHS COACH 微型創業專業顧問 簡易供應商評估表

 

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其他應評估的項目

除了上述8個基礎評估項目之外,行有餘力的話最好還要評估以下項目:

  • 供應商的財務狀況,若供應商的財務狀況不佳,無法確保未來能夠持續供貨,因此通常都會去做供應商信用調查和背景調查。
  • 供應商的廠房設備產線狀態,建議是現場走一趟去了解供應商的廠房設備和現場工作環境以及作業流程,尤其是食品業相關行業,更一定要去看現場,有些食品業工廠的髒亂程度令人難以想像,看了就不敢吃了。
  • 供應商的人力資源管理,供應商的勞工關係是否良好,是否有缺工的可能,員工是否壓力大,是否有罷工的風險,是否有使用童工…等。
  • 供應商的自動化程度,基本上若供應商的自動化程度高,代表著各方面的效率也會比較高。
  • 供應商的彈性與危機處理能力,當遇到緊急狀況,如:天災、停電整個生產線停止、整個市場缺料、產品使用一段時間後有嚴重瑕疵…等,供應商是否具有快速恢復供應的能力,以及解決問題和改善問題的能力。
  • 供應鏈透明化CSR社會責任,現在很多企業都會注重CSR這一塊,供應商除了追求獲利以外,是否也會重視環境保護、綠色生產的問題。

結論

這篇文章是以一個大方向的概念為主,創業者和中小企業只要抓準這些基本原則,就可以找到品質不錯的供應商。

選擇好的供應商是一個需要不斷持續優化的工作,當初好的供應商,經過一段時間後不一定是好的供應商,可能品質變差了,東西變貴了,服務變差了,也可能品質價位服務都沒變,但市場上出現了更好的供應商,所以每年都要定期檢視一下所有的供應商和合作夥伴的合作狀況,還要去了解市場上有沒有更優質的新廠商還沒有被發覺,持續這樣做可以保持公司在市場上的競爭力。

 

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