您有沒有感受過開會時的痛苦？坐在那裡看著時間慢慢流逝，聽著似乎沒有結束的話題，然後會議結束後，卻發現自己還是對會議的目標或決策一頭霧水，公司聚集了所有的高階主管，放下手邊的工作來參與會議，但卻沒有實質的成效，這都會造成公司成本的浪費，這些時間原本可以創造出很大的產值，若會議無效，這些原本可以得到的產值就都沒了，而且這幾個小時的會議時間也是要付出薪水的，因此無效的會議除了讓原本可以得到的產值消失之外，還要額外付出高額的薪資成本。
就以我的實務經驗來說，其實有很多方法可以提高開會的效率，讓會議成為一個有效的溝通和決策工具。
在這篇文章中，RICHS COACH 企業管理顧問 會來分享如何提高開會效率，以及如何避免無謂的時間浪費，我們將會給您一系列具體而且實用的建議，包括如何準備會議、如何管理會議過程，以及如何進行會後跟進…等。
我們希望透過這篇文章，可以幫助您讓您公司的會議變得更加有效，對您的公司創造更多的價值，現在就讓我們來看看這 11 種提升開會效率的方法吧！
內容目錄
一、明確會議的目的：不讓會議失焦
為了確保每次會議的效率與價值，第一步就是必須明確會議的目的，詢問自己，為什麼我們需要開這場會議？是為了討論決策？解決具體問題？或是需要進行資訊的分享與溝通？有時候我們可能在忙碌的工作中遺忘了這個根本，導致會議變得毫無方向與成果。
明確的會議目的不僅可以給參與會議的人有所指引，也是為了讓您自己在準備會議時，能夠清楚地對會議的內容和期望結果有所規劃，透過明確的會議目的，可以讓每一位參與者在會議開始前就明瞭他們的角色和期待，並且在會議過程中，更加專注與投入，達成會議的目標。
明確的會議目的也可以幫助您更好地評估會議的必要性，有時候我們可能會發現其實可以通過其他更有效率的方式來達成這個目標，比如說透過電子郵件、工作報告或是一對一的交談。
因此為每一場會議設定明確且具體的目標，是提升會議效率的重要一環，只有當所有參與者清楚知道他們的目標與期待，這場會議才有可能達到最大的效益。
延伸閱讀：老闆經營學系列 – 001 ：做事情之前要先清楚做這件事的「目的」是什麼？
二、制定並遵循會議議程：讓每項議題都有足夠的討論時間
提升會議效率的另一個要點就是有效地制定並堅實執行會議議程，一個精心設計的議程不只是列出討論的議題，更重要的是對每個議題設定時間框架，以控制會議的進度。
開始制定議程時，您需要確認會議的主要議題，並將這些議題的重要性和緊急程度來決定優先順序，另外，每個議題都應該有一個明確的目標，並給予適當的討論時間。
一旦議程設定好，堅持按照議程進行就變得至關重要，在會議進行中，要努力避免超時或者離題，這可能需要主持人積極引導並控制會議的節奏，如果某個議題的討論超出了原計劃的時間，則可以考慮是否能夠在其他時間再另行討論。
會議議程也需要有一定的彈性，有時候在會議中可能會出現一些突發情況，或者有一些新的、緊急的議題需要討論，在這種情況下，您應該能夠迅速調整會議議程，以滿足會議的實際需求。
一個清晰且遵循時間的會議議程，可以讓所有參與者有更明確的方向，減少無謂的爭論與拖延，讓會議更為有效率，只有在這樣的環境下，每個人的時間才能被真正利用起來，從而達成會議的目標。
三、提前準備：讓會議的品質提升
有效的會議不能依靠即興創作，事前的準備工作極為關鍵，要想讓會議能有效地決策或是解決問題，所有的參與者都應在會議前有充足的時間去理解、研究和準備他們需要討論的議題。
如果您是會議的主要負責人，那麼您需要研究和了解所有的相關資訊和數據，才能在會議中做出明智的決策，這可能包括：閱讀報告、分析數據 ( 通常由部門主管統整報告 )、研究市場趨勢…等等，並且要確保您已經明確了會議的目標和議程，準備好如何引導會議的進行。
如果您希望從其他人那裡得到意見或建議，那麼您應該在會議前將相關的資訊和問題告知他們，讓他們有足夠的時間去思考和準備他們的見解，進而在會議中提供有價值的內容。
另外給參與者提前發送會議議程也是一種重要的準備方式，這讓他們對即將討論的議題有預期，並可以在會議前思考他們對這些議題的想法和問題，在發送會議議程時，也可以將本次會議將討論的相關議題、細項內容、議題進度…等同步發送給會議的所有參與者，並說明需要事先準備的項目是什麼，讓與會者可以事先準備好資訊，在會議正式開始時不會手忙腳亂，或是老闆問問題時，主管不知道相關資訊或沒有準備相關資料，容易造成會議無效或是會議時間的浪費。
( 常見的情況就是老闆問問題，主管不清楚或沒準備相關好資料，該主管馬上用 LINE 請部門同仁趕快整理資料，導致會議時間延宕，或是先討論別的話題待資料完成後再接著討論剛剛跳過的問題，但老闆會很容易會發生要重新聚焦的困擾，需要花一些時間找回剛剛的想法 )
總而言之，提前準備可以讓會議更加聚焦、更加有效率，也能讓參與者在會議中提供有價值的內容，進而提高會議的品質，記住，好的準備是成功會議的一半。
四、簡報規格統一、用詞統一：降低溝通成本
對於企業內部溝通來說，用詞的統一非常重要，可以避免語意的混淆和誤解。以下是一些常見的例子：
- 客戶：有些公司會使用「客戶」、「用戶」、「消費者」…等詞語來描述他們的目標市場，為了避免混淆，公司可以選擇其中一個詞語作為標準用詞。
- 產品：有些公司有多種不同的產品線，每種產品線可能有自己的名稱或編號，為了避免混淆，可以將每種產品線的稱呼方式訂定一個標準。
- 部門名稱：在公司內部，每個部門都有自己的名稱，這些名稱有時候可能會產生混淆，例如：「人力資源部」和「人事部」可能是指同一個部門，為了避免混淆，公司可以決定一個統一的部門名稱。
- 專案名稱：為每一個新的專案、產品或服務確定一個統一的名稱，並且在所有的文檔和溝通中使用這個名稱，可以避免混淆並增加效率。
同樣的概念，在公司會議簡報的規格，也可以進行統一，例如：
- 字體、字體大小：規定一種公司的標準字體和字體大小，並在所有的簡報中使用，通常會建議使用 微軟 YaHei 或 微軟正黑體 較佳。
- 顏色主題：選擇一種符合公司品牌的顏色主題，並在所有的簡報中使用。
- 簡報模板：設計一種公司的標準簡報模板，包括：標題頁、內容頁、結論頁…等，並要求員工在製作簡報時使用這個模板。
- 簡報架構：制定一種標準的簡報架構，例如：首先說明背景，然後提出問題，再提供解決方案，最後提出結論和下一步行動計劃；也可以先提出結論，再說明背景…等，反向操作的方式，這兩種方式都很常使用。
- 圖表、數據展示：規定一種標準的圖表和數據展示方式，以確保所有簡報中的數據都是易於理解且保持一致性，這樣才不會每個部門的報告規格都不一樣，老闆每次看簡報都要重新理解一次。
- 圖片、視覺元素：設定一個標準，確定何種圖片和視覺元素能在簡報中使用，以及如何正確使用這些元素。
只要透過以上的方式，統一公司內部用詞和簡報格式，這樣一來在會議時大家就可以快速聚焦，減少溝通誤差，提高會議的品質和效率。
五、有效地利用科技技術：提升會議效率的新途徑
隨著科技的進步，各種提高開會效率的工具和應用層出不窮，全面提升了我們的會議體驗，例如線上視訊會議軟體：ZOOM、Google Meet、Microsoft Teams… 等，可以讓遠端工作的團隊成員們都能方便地參與到會議中，彌補了地理距離的限制。
共享螢幕的功能，讓與會人員可以同步看到主持人操作的畫面，使得資訊的呈現更加透明，有助於大家更好地理解和掌握會議的內容，而且現在的許多線上會議軟體都內建了投票或調查工具，可以快速收集團隊的意見或決策，提升了會議的互動性，也使得意見收集更加迅速和準確。
除了使用這些常見的線上會議工具，更可以利用更進階的設備和技術來提升會議效率，例如：使用多螢幕顯示可以大大提高會議的效率，會議中可以設置三個螢幕，主螢幕在中間，兩個副螢幕在左右兩旁，當需要查詢資料或比較資料時，各個螢幕可以同時展示不同的內容，這樣就不需要一直切換畫面，大家可以保持共同的焦點，進一步節省時間，提高效率。
現代的科技日新月異，為提高會議效率提供了許多的可能性，有效利用這些工具和設備，可以讓我們的會議更加高效，更加有產出，而在追求高效的同時，我們也應該注重使用這些工具和設備帶來的便利，讓會議的體驗更加舒適，更加愉快。
六、鼓勵參與和討論：尊重每一個意見的價值
通常參與會議的成員都是公司重要的主管或幹部，他們每一位對自己的工作有深度的理解，他們對自己的領域也有獨特的見解，這些見解都是寶貴的資源，可以為企業帶來價值。
因此在會議中，作為會議主持人，您需要鼓勵大家發表意見，確保每一個人都有機會講話，一個開放的討論環境可以刺激思維的碰撞，產生新的想法和解決方案，而且這樣做也能讓每個人都感到他們的意見被尊重，增強他們的參與感和歸屬感。
要鼓勵參與和討論，您可以適時地提出問題，引導與會者分享他們的想法和觀點，您可以主動邀請安靜的與會者發言，讓他們感到自己的聲音被聆聽，被重視，您還可以創建一個友好的會議環境，讓參與者能在沒有壓力的狀態下自由表達自己的意見。
透過這些方式，您不僅可以提高會議的效率，同時也能增進團隊的凝聚力，建立一個尊重多元觀點，鼓勵開放討論的團隊文化。
七、設定時間限制：掌握會議節奏，提升效率
「時間就是金錢」這句話在商業環境中更顯得尤其重要，當我們在商業活動中投入時間，我們就是在投入資源，所以我們需要確保每一分鐘都被充分利用，帶來回報。
在會議中，設定時間限制就顯得尤其重要，一個拖拉不清的會議不僅會消耗參與者的精力，降低他們的注意力和效率，還會浪費寶貴的工作時間，導致工作延誤。
所以作為會議主持人，您需要為每個議題設定時間限制，並且堅決遵守這個限制，這不僅能確保會議能按計劃進行，讓參與者明確知道每個議題的討論時間，也可以鞏固會議的節奏和結構，避免會議偏離主題或者陷入無休止的討論中。
而且設定時間限制還能激發參與者的思考效率，當人們知道時間有限，他們往往會更加集中精力，快速地提出問題和解決方案，這樣不僅能節省時間，還能提高會議的效率和效果。
時間限制也是對參與者的一種尊重。當您尊重他們的時間，他們也會尊重您的時間，更願意參與和貢獻，共同創造出更高效的會議體驗。
八、保持專注：專心致志，打造效果良好的會議
在商業會議中，專注是一個核心要素，往往在一場會議中，我們會面臨到各種各樣的議題，不過要確保會議能有所成效，關鍵就在於保持會議的焦點。
我們都知道，在會議中很容易被其他無關的話題或者突發的事情所分散注意力，這不僅會導致會議失去方向，更會浪費大家的時間和精力，因此作為會議的主持人，您的職責就是要確保會議始終圍繞著主要議題進行，並且盡可能避免無關的討論或分心的情況。
這可能需要您事先做好準備，明確會議的主要目的和議題，並在會議進行中不斷提醒參與者保持專注，如果有人偏離了主題，您需要及時介入，將對話引導回到主題上來。
另外，您也可以採用一些技巧來幫助大家保持專注，比如每 50 分鐘休息 10 分鐘，讓大家能夠放鬆一下，然後再回到討論中；或者用一些互動的方式來增加會議的趣味性，提高大家的參與度。
在會議中保持專注是提升會議效率的關鍵，只有當每個人都集中精力在同一個目標上，我們才能有效地利用會議時間，並達成會議的目標。
九、進行有效的決策：開會不再是純討論，而是產出具體結果
在商業會議中，討論的目的往往是為了做出有效的決策，畢竟無論是大企業還是中小企業，時間都是一種寶貴的資源，每個會議都應該要能產出具體而明確的結果，為了確保會議的效率，我們需要找到一個可行且公正的決策過程。
決策過程不僅需要確保每個人的意見都被聽到，還需要在決策時能達成共識或者明確的結果，這可能包括開放式投票、共識決策，或者授權某個人或者小組來做決策，這種決策過程既能保證決策的公正性，也能在短時間內得出結論，提高會議效率。
這邊提供一個決策流程讓大家參考 ( 較適用於股東 3 人以上的公司 )
(一) 明確決策的機制
是投票決定？還是由某個人或者小組來決定？
如果是投票，是需要多數決，還是全體一致？
如果是由人決定，這個人或者小組的選擇標準是什麼？
(二) 決策的過程公開透明
所有與會人員都應該明確知道決策的過程和結果，並且有機會表達他們的意見和疑慮。
(三) 明確的行動計劃來實施決策
這可能包括分配任務、設定期限，以及追蹤和評估結果。
透過這樣的決策過程，我們可以確保會議的時間被有效地利用，並且能夠產生具體和有價值的結果。
十、會後跟進：讓每一場會議都有實質的成效
會議的成功並非僅止於會議的結束，而是延伸到會議結束後的跟進工作，實際上，會議的目標應該是產生可行的解決方案或明確的行動計劃，而會議結束後的跟進工作，就是確保這些解決方案或行動計劃能夠順利地被實施。
這邊提供給大家基本的會後跟進流程：
(一) 當日或隔日發送會議紀錄給所有的與會者
這份紀錄不僅包括會議上討論的主要內容，也應該包括會議達成的決定、針對各個議題的行動計劃，以及每項行動計劃的負責人和執行期限，這樣每位與會者都能明確地知道會議的結果，以及他們在接下來需要承擔的責任。
(二) 安排下次的會議時間
主要是為了讓各行動計劃的負責人感受到時間壓力，這樣才不會一再拖延。
(三) 對決策的實施進行追蹤
您可以透過定期的報告、會議，或者一對一的討論，來了解每項行動計劃的執行情況，並且在需要的時候給予幫助或者指導。
透過這樣的會後跟進，您不僅可以確保每一場會議都能產生實質的成果，也可以提升您的團隊對會議的認知和期待，從而提高未來會議的效率和效果。
像是 RICHS COACH 企業管理顧問 的品牌輔導客戶們，都享有這項會後跟進的服務，能夠有效地讓企業的策略逐步落實，達成目標。
十一、定期評估和改進會議效率：讓每一次的會議都比上一次更好
持續提升會議效率並不是一次就能完成的工作，而是一個長期且持續的過程，為了能夠不斷地改進，您需要定期地評估您的會議，並且找出可以進行改善的地方，方法如下：
(一) 定期收集並評估參與者的反饋
這可以透過匿名調查、一對一討論，或者定期的反饋會議來進行，您應該鼓勵您的團隊成員提供他們對會議的觀察和建議，無論是關於會議的流程、時間長度、議題安排，還是關於他們的參與經驗，這樣您就可以了解到他們眼中的會議效率，並找出可以改善的地方。
(二) 可以使用一些工具來分析會議的效率
例如：您可以記錄會議的時間、參與者的數量、完成的議題數量，以及會議產生的行動計劃的數量和執行情況，然後您可以利用這些數據來分析會議的效率，比如說每個議題的討論時間、每位參與者的參與時間、每次會議能夠解決多少問題，產生多少行動計劃…等。
透過這樣的評估和分析，您可以了解到您的會議在哪些地方表現良好，哪些地方需要改進，然後您可以根據這些反饋和數據，來調整您的會議流程、議題的安排，或者其他的相關策略，以期在下一次的會議中，能夠達到更高的效率和效果。
十二、結論
提高會議效率並不是一個難以達成的目標，而是需要我們持續努力和改進的過程，透過這 11 種方法，我們希望您能在開會時有更高的效率，從而提升團隊的績效和整體生產力，別忘了優質的會議可以提供一個良好的交流平台，讓每個人都能了解公司的目標，並對如何達到這些目標有明確的認識。
我們要記住，每一次會議都是一個學習和成長的機會，我們可以透過反思和評估會議的效果，找出需要改進的地方，並不斷優化我們的會議流程，我們也需要創建一個開放和尊重的環境，讓每個人都能在會議中發表意見，並共同為達到公司的目標做出貢獻。
會議是企業營運的一部分，我們無法避免它，但我們可以努力讓它變得更有價值，只要我們適當地管理和運用會議，它就可以成為我們推動業務發展的強大工具，但要記得效率和成效的提升並非一蹴可幾，需耐心地試驗、調整並且持續學習，只要有心，我們一定可以做到的！祝您的每一次會議都充滿成效！
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