各位老闆們，你是否常常遇到這種情境？你明明交辦了很明確的任務，期待員工能完美完成，但結果總是有落差，與你心中的期望不同。這讓你困惑，也時常感到挫折。
你可能已經花了大量的時間與資源在員工培訓上，確保他們具備所需的技能和知識。而當結果不如預期，你可能開始質疑是不是招聘了錯誤的人、或是公司文化有問題。但真正的原因，可能遠比你想的簡單。
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一、每次交辦員工事情，但結果常常不如預期的原因
當我們深入探討這個問題，往往發現核心問題並不在員工，而是在於「指令的傳達方式」，很多老闆或主管常常習慣同時說好幾件事情，會覺得很有效率，而且都認為同仁能夠完全理解我要表達的事情。
但實際上，這往往容易造成了員工的困惑和工作上的疏漏，科學研究顯示，大多數人的短期記憶非常有限，當被給予過多資訊時，他們只能專注於其中的一部分，而忽略其它部分，而且很容易將交辦的事情搞混。
當你一次說出 ABC 三件事情時，員工可能會將 A 和 C 混淆。
問題的核心是：人的大腦一次只能專注做一件事。
這就解釋了為什麼你的員工總是只完成部分任務，或是執行不如預期。
(一) 常見的案例 1：業務部 – 吳經理
在一個忙碌的星期五早上，老闆叫來業務部的吳經理進入他的辦公室，當他看著滿桌的文件和快要溢出的咖啡杯時，他連續不斷地向吳經理吩咐：「我希望這個月銷售量能成長 10 %，你知道公司目前的壓力有多大嗎？還有，明天的報告一定要加入第三季度的預測，我們需要提前做好準備，對了，下週的業務會議你也要好好準備，別讓我失望。」
原因：吳經理雖然盡量記住老闆的每一項指示，但由於資訊太多，他可能會忘記其中某項任務，或是對任務的優先順序感到困惑。
(二) 常見的案例 2：行銷部 – 林副理
在忙碌的上午，行銷部的林副理正拿著一杯熱咖啡走回自己的座位，突然被老闆在走廊攔住，老闆快速地說：「我希望下個月的廣告預算能削減 5 %，這是公司的策略調整，你懂的，還有那個新產品的推廣策略，我們下午四點討論，希望你能有好的建議，對了，明天的新品發表會要記得通知媒體，別忘了！」
原因：雖然林副理努力在腦海中重播老闆的話，但指令太多太雜，且時間壓迫，讓他可能遺漏通知媒體這一重要環節，而這種小疏忽，可能會導致公司整體形象受損。
二、上述案例的解決方法：一次只說一件事
像剛剛上述介紹的常見案例，我們可以透過以下的方式來解決這個問題：
(一) 常見的案例 1：業務部 – 吳經理
老闆針對重要的銷售目標，特別找吳經理溝通：「我希望這個月銷售量能成長 10 %。」，等吳經理確認之後，再告訴他其他事項。
(二) 常見的案例 2：行銷部 – 林副理
老闆對林副理說：「關於廣告預算，我希望下個月能削減 5 %。」確定林副理接收到這項訊息後，再繼續其他的事項。
解決辦法：「一次只說一件事情」，每交辦完一項任務後，要跟員工再次確認是否有正確理解意思 ( 可以請員工再複述及確認一次 )，確認員工有清楚理解後，再繼續交辦下一項任務。
三、進階的解決方式：分階段交辦任務、設立明確的優先順序
(一) 分階段交辦任務
對於大型或複雜的項目，分階段交辦，每個階段只給出一項主要任務，讓員工能夠集中精力完成當前的工作，而不是被多項任務分心。
例子：若要開發一個新產品，先指派員工進行市場調查，待調查完成後，再討論產品設計。
(二) 設立明確的優先順序
告訴員工哪些任務是首要的，哪些是次要的，確保他們能夠按照正確的順序執行。
例子：「我需要你先完成這週的銷售報告；完成後，再開始規劃下個月的銷售策略。」
四、結論
回想起我之前擔任董事長特助時的經驗，我的老闆也經常提醒我這件事情，在每次策略會議或業務討論中，他總是細心地確保每位團隊成員都能完全理解當前的目標和任務，不讓任何細節遺漏，從中，我學到了專注的價值和有效的溝通方法。
透過這樣的工作方式，我深刻體驗到專注的力量，當每個人都集中注意力於一件事情，不僅工作效率大幅提升，更能確保每一項工作都達到最高的標準，同時這也讓我學會了如何有效地與他人溝通，讓訊息傳遞不出錯，減少不必要的摩擦和誤解。
對於中小企業的老闆來說，「一次只說一件事，一次只做一件事」這樣的原則尤其重要，在資源相對有限的情況下，如何確保每一分力量都能發揮到最大效益，是每一位領導者都應該思考的問題，了解和掌握「一次只說一件事，一次只做一件事」的原則，可以能讓您的團隊更加有效率，也能讓業務目標更加清晰。
各位老闆們，當你下次和團隊溝通時，不妨試著放慢腳步，細心傾聽、明確指示，這不僅可以提高員工的工作效率和滿足度，還能確保每一項任務都能順利完成，達成更為卓越的績效。希望這篇文章能為您提供新的觀點和方法，幫助您更有效地領導和發展您的企業。
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