如何提升中小企業營運效率？有效提高中小企業營運效率的6種策略

不知道各位老闆們，你們有沒有過這樣的經驗？一整天忙下來，卻感覺像是在原地打轉，事情好像都沒做完？如果你有這種感覺，那麼這篇文章就是為你寫的。

在這篇文章中，我們要談的是如何提升營運效率，你可能會問，效率那麼重要嗎？答案是肯定的！無論是大公司還是小公司，效率都會是影響到公司獲利的關鍵因素，尤其對於中小企業來說更是如此，因為中小企業的資源有限，提高效率更是刻不容緩的事情。

然而要如何才能提升營運效率呢？這其中沒有一套萬全之道，每一家企業都需要根據自身的業務特性和市場環境，設計出適合自己的策略，但是有一些通用的方法和策略，可以幫助大多數的中小企業提升效率，並且讓他們更能應對各種挑戰。

這次 RICHS COACH 企業管理顧問分享 6 種有效提高營運效率的策略給大家，在我過往的經驗與輔導客戶的經驗中確實得到了幫助，也希望這些內容能夠幫助到各位老闆有效提升企業的營運效率。

內容目錄

一、引進自動化工具

為什麼引進自動化工具能提高效率？

簡單來說，它們可以自動化處理一些重複性高、需要大量時間的工作，例如：電商很常見的自動化電子發票管理系統，可以自動開立發票，節省你或是員工在這些工作上的時間；同樣的，自動化的庫存管理系統可以即時更新庫存數據，幫助你即時掌握庫存狀況，避免缺貨或過剩的問題，這樣不僅可以節省大量時間，也可以降低因為人為錯誤而帶來的損失。

以目前來說，中小企業可以透過企業資源規劃系統 ( ERP系統 ) 或是雲端的 SaaS 服務這兩項自動化工具來達到提升營運效率的效果，這些工具能夠自動化大量耗時且重複性的任務，使你能夠釋放出更多時間和資源，專注於更高價值、更具策略性的工作。

(一) 企業資源規劃系統 ( ERP 系統 )

ERP 系統能夠整合企業的各種業務流程，包括：銷售、採購、庫存、生產、財務、專案管理、風險管理、供應鏈運作…等，並透過一個統一的平台來進行管理和協調，利用 ERP 系統，你可以更好地監控和控制業務流程，並獲取即時、準確的數據來作為業務決策的依據。

(二) 雲端 SaaS 服務

這類服務能夠在雲端運行，無需在公司內部進行軟體的安裝和維護，可以大幅節省 IT 資源，雲端服務通常採用按需付費的模式，讓你能夠根據業務需求靈活地調整服務等級和費用，例如：你可以利用雲端的 CRM 服務來管理客戶關係；或是利用雲端的人力資源管理系統服務來管理人事考勤，可以自動防呆避免企業違反勞基法…等。

不論是導入 ERP 系統還是使用雲端 SaaS 服務，這些自動化工具都能帶來節省時間和提升效率的雙重優勢，它們提供的數據支援能夠幫助你做出更精確的決策，因此不論你的企業規模大小，建議可以將導入自動化工具列為公司的策略之一，利用數位科技的力量，可以讓企業運作更加順暢，進一步推動公司業務的成長與發展。

二、優化業務流程

簡單來說，優化業務流程就是對企業的各項工作流程進行審查和調整，讓它變得更有效率，更能達到業務目標。

一開始要重新檢視、分析公司的業務流程，找出其中的問題與瓶頸，可以問問自己或是與公司同仁一同討論以下問題：

哪些步驟是必要的？
哪些步驟可以簡化或省略？
是否有冗餘的工作流程？
我們是否在沒有必要的地方浪費時間和資源？
…等問題

找到根本原因之後，你可以採取改進措施，例如：修改工作流程，刪除多餘的步驟，或者引入自動化工具…等。

舉例來說，如果你發現訂單處理流程過於繁瑣，包含許多不必要的手動步驟，那麼你可以考慮引入自動化工具來簡化這些流程，一個自動化的訂單處理系統可以自動接收訂單、確認庫存、生成發票、提供運送訊息，甚至自動通知相關人員，這不僅能提高訂單處理的速度和效率，還能減少因為人為錯誤而造成的問題。

優化業務流程並不僅僅是關於技術或工具的應用，它也涉及到公司的組織結構、團隊協作方式、決策流程…等，在做優化業務流程的過程中，可能會需要重新配置公司的團隊，確保公司同仁的技能、職責與業務需求相匹配，也有可能會需要改進內部溝通，讓決策過程更有效率，也有可能會需要建立更好的績效評估機制和獎勵機制，來激勵員工提高工作效率，這些都會有所關聯，每間公司需要調整的地方都會不太一樣。

優化業務流程是一個全面性的任務，它涉及到企業的各個方面，只要我們願意投入時間和精力，就能找到提高效率的方法，並通過改進業務流程，推動企業的發展和成長。

三、提供員工培訓

員工是企業的基石，他們的技能、態度、效率會直接影響到企業的營運效率與成果，投資在員工培訓上通常能帶來長遠的益處，為企業創造更大的價值。

技能培訓對於提高員工的專業能力和生產力至關重要，這些技能培訓包括了：新的產品知識、學習新的工具或軟體、掌握新的行業標準和規範…等，可以根據員工的職位和職責來設計相應的技能培訓，例如：銷售人員可能需要學習新的銷售技巧；工程師可能需要學習新的程式語言；數位行銷人員則是要學習新的數位行銷技術和新的行銷趨勢，透過這種方式，不僅能夠提升員工的技能和效率，還能讓他們感受到企業對他們的重視和關心，進而提高他們的工作滿意度和忠誠度。

除了技能培訓，也可以提供溝通與團隊協作的培訓，在今天的工作環境中，良好的溝通以及良好的協作能力是非常重要的，員工需要學習如何有效地與同事、上司、客戶和其他利益相關者溝通，他們需要學習如何在團隊中共享訊息、如何解決衝突、如何協調工作進度…等，透過這樣的培訓，可以提高企業的整體效率，創造一個更和諧、更高效的工作環境，同時也可以塑造良好的公司文化。

建立一個持續的培訓發展計劃是非常重要的，你可以根據企業的策略和目標，以及員工的個人發展需要，定期更新培訓的內容，也可以透過評估培訓效果，不斷優化公司的培訓計劃，以實現最大的回報。

因此不論你的企業規模大小，都應該將員工培訓視為一種重要的投資，並制定相應的策略和計劃來實施。

我們的客戶中就有幾間公司是這樣，有 100 人以上的連鎖加盟品牌，也有公司規模不到 10 人的外商分公司，但這些公司都願意持續投資在教育訓練這塊，提升員工的技能，進而提高公司的競爭力。

四、公司內部用詞統一，降低溝通成本

對於企業內部溝通來說，用詞的統一非常重要，可以避免語意的混淆和誤解。以下是一些常見的例子：

客戶：有些公司會使用「客戶」、「用戶」、「消費者」…等詞語來描述他們的目標市場，為了避免混淆，公司可以選擇其中一個詞語作為標準用詞。

產品：有些公司有多種不同的產品線，每種產品線可能有自己的名稱或編號，為了避免混淆，可以將每種產品線的稱呼方式訂定一個標準。

部門名稱：在公司內部，每個部門都有自己的名稱，這些名稱有時候可能會產生混淆，例如：「人力資源部」和「人事部」可能是指同一個部門，為了避免混淆，公司可以決定一個統一的部門名稱。

專案名稱：為每一個新的專案、產品或服務確定一個統一的名稱，並且在所有的文檔和溝通中使用這個名稱，可以避免混淆並增加效率。

同樣的概念，在公司會議簡報的規格，也可以進行統一，例如：

字體、字體大小：規定一種公司的標準字體和字體大小，並在所有的簡報中使用，通常會建議使用微軟 YaHei 或微軟正黑體較佳。

顏色主題：選擇一種符合公司品牌的顏色主題，並在所有的簡報中使用。

簡報模板：設計一種公司的標準簡報模板，包括：標題頁、內容頁、結論頁…等，並要求員工在製作簡報時使用這個模板。

簡報架構：制定一種標準的簡報架構，例如：首先說明背景，然後提出問題，再提供解決方案，最後提出結論和下一步行動計劃；也可以先提出結論，再說明背景…等，反向操作的方式，這兩種方式都很常使用。

圖表、數據展示：規定一種標準的圖表和數據展示方式，以確保所有簡報中的數據都是易於理解且保持一致性，這樣才不會每個部門的報告規格都不一樣，老闆每次看簡報都要重新理解一次。

圖片、視覺元素：設定一個標準，確定何種圖片和視覺元素能在簡報中使用，以及如何正確使用這些元素。

透過這樣的方式，公司內部的溝通以及工作流程將會更加流暢，而且統一的規範也有助於傳遞和維護公司的品牌形象。

延伸閱讀：老闆經營學系列 – 001 ：做事情之前要先清楚做這件事的「目的」是什麼？

五、有效利用數據

除了老闆的直覺之外，有效地蒐集、分析、利用數據，可以幫助企業老闆更好地理解目前公司的業務狀況，做出更明智的決策，並預測和回應市場變化。

但要做數據分析之前，要先準備好蒐集數據的管道和累積足夠的數據量，常見的系統如：ERP 系統、CRM 系統…等；而經營電商的話，常用的會是電商平台的數據系統、Google Analytics ( GA分析 )、Google Search Console ( GSC )…等工具，透過這些工具可以有效累積數據，並且會自動產生有價值的報表。

而這些報表是否有價值？端看企業端這邊有沒有人能夠正確解讀報表和運用報表，因此企業老闆需要建立一個數據驅動的決策制定文化，這意味著在制定策略或決策時，你應該以數據為依據，而不僅僅是憑直覺或經驗，你也應該鼓勵員工去學習和使用數據分析技能，若員工沒有這項能力，也可以讓員工去外部上課學習或是聘請外部講師來授課，這樣都可以有效地提升公司的營運效率。

有效數據累積到了一個階段之後，就可以使用數據來預測和回應市場變化，透過數據的挖掘、機器學習技術…等，你可以預測銷售趨勢、識別新的市場機會，或是預先發現潛在的業務風險…等，這樣你可以更快地做出反應，並適時調整公司的策略和計劃。

六、持續改進

如同 OPDCA 所說的，先確立目標或目的後，再進行規劃、執行、查核、行動，重複不斷這個循環。

OPDCA：目標 / 目的（Objective） → 規劃（Plan） → 執行（Do） → 查核（Check） → 行動（Act）不斷循環

不斷地改善是企業必須堅持做的事情，不論現階段的營運效率有多好，都還是存在進步的可能性，因此企業老闆需要定期審視和評估公司的各項業務流程，找出有機會改善的地方或是遇到的瓶頸，並積極尋找改善的機會與方案。

舉例來說：你可能會發現某個工作流程中的步驟過於冗長或複雜，但將這些步驟一個一個拆開來看，每個步驟都很重要，沒辦法刪減，或者某種工具的效率並未達到預期，在這種情況下，就會建議去尋找新的工具或策略來優化流程，例如：將手動操作部分改為全自動化或半自動化，盡可能取代重複的人工作業；若是原先使用的工具效率未達預期，可以導入更先進的技術工具來提升效率 ( 但也不該貿然轉換，需考量每次轉換的隱性成本 )，此外你也可以透過員工的反饋或是數據分析，來確認哪些領域存在改進的空間。

持續改進並非一蹴可幾，它需要老闆或是高階主管的持續努力和承諾，也會涉及一定的時間和資源投入，只要你持之以恆，這些投入最終都會轉化為更高的成果，長期來看，這種持續改進的實踐精神不僅可以提升企業的營運效率，也能夠讓企業持續地成長和發展，讓企業在不斷變化的市場環境中保持競爭力。